Rozhovor: Implementace SAP S/4HANA Cloud Public Edition? Každý projekt je jiný, výzvy ale řešíme s chutí

Zajímá vás, jak probíhají projekty implementace ERP systému SAP S/4HANA Cloud Public Edition s našimi zákazníky? Co mají společného a jaké výzvy v nich překonáváme? Vyzpovídali jsme naši kolegyni, senior konzultantku SAP ERP Tatianu Doležalovou, která má v těchto projektech na starosti metodiku SAP Activate, rozsah a architekturu S4HC a v neposlední řadě komunikaci se SAPem.

Táňo, Mibcon má za sebou další projekt implementace ERP systému SAP S/4HANA Cloud Public Edition a nový právě rozjíždíte. Bude to už rutina, nebo s sebou každá implementace nese nějaký ten adrenalin?

Rutina v žádném případě nehrozí. Naši zákazníci jsou z různých odvětví – komodity, výroba, velkoobchod, reality. Mají odlišné představy pro aplikaci svého byznysu do prostředí systému a tento je variabilní jak svou konfigurací, tak možnostmi rozšíření. Zákazník si vybírá z rozsahu stovek best practice procesů ty, které mu nejvíce vyhovují.

Navíc společnost SAP verzi Public Edition 2x do roka aktualizuje a vylepšuje. Náš tým tyto změny sleduje a vždy se těší na novinky, které bude moci zákazníkům nabízet.

Metodika Activate je také průběžně aktualizována a drží krok s nabízenými technologiemi a postupy implementace. Ve svém detailu napomáhá celému projektovému týmu k rychlejší a transparentnější implementaci. Sledujeme sice mantinely předepsané SAPem, ale každý zákazník přichází s jinými požadavky a my přemýšlíme, jak je realizovat k jeho spokojenosti. 

Verze systému SAP S/4HANA ve veřejném cloudu je vhodná zejména pro společnosti, které chtějí přejít na standardizované procesy, respektive využít SAP Best Practice procesy, které jsou v ERP systému přednastaveny. Chápou zákazníci, v čem jsou hlavní přínosy tohoto řešení?

Toto je pro klíčové a hlavně pro koncové uživatele poměrně náročná oblast. Vedení společnosti obvykle převezme „cloud mindset“ v docela krátkém čase. Klíčoví uživatelé ale potřebují detailně poznávat, jak standardní procesy v novém systému fungují a jaké výstupy můžou očekávat. Dlouhá léta byli zvyklí vykonávat své pracovní postupy určitým způsobem a teď je budou měnit.

Proto seznamování zákazníka se standardními procesy – tak, aby došlo k porozumění, co všechno nabízejí – musí začít ještě před podpisem kontraktu, na takzvaných Digital Discovery Assessment workshopech.

Workshopy

Zmínila jsi DDA workshopy. Co je jejich cílem?

Na těchto workshopech se podle typu zákazníka a jeho obchodních činností vybírají vhodné standardní procesy. Tak se jednak určí rozsah těchto procesů a z něj vyplývající licenční potřeby a také náročnost implementace, a zároveň se zákazníkovi v obrysech odhalí, jak tyto procesy fungují.

Zákazník tak začíná poznávat, jak široké možnosti mu standard nabízí. Vidí, že bude mít k dispozici nejenom nové technologie, ale především procesy, které zpracovávají data integrovanými způsoby. A že díky tomu získá kompletní a rychlý přehled o stavu svého podnikání, což pro zákazníka bývá jedna z nejdůležitějších hodnot. Na DDA workshopech je potřeba také zmapovat celkovou architekturu IT systémů, které budou s novým SAP ERP systémem komunikovat, a stav datové základny. 

Mohou si zákazníci cloudový ERP systém na začátku zkušebně „osahat“?

Nejenom že mohou, oni musí. Teorie a abstraktní představy tu nestačí. Je nezbytné, aby si klíčoví uživatelé ověřili nové standardy prakticky. Z praxe víme, že nejtěžší je vždy dokázat změnit přístup a myšlení. A k tomu nejrychleji dojde při praktickém používání. Klíčoví uživatelé mají naštěstí hned od začátku implementace k dispozici živý systém, na kterém si můžou standard takzvaně osahat.

Ještě před podpisem kontraktu je to Cloud Trial a na začátku implementace pak Starter systém. Dále mají k dispozici kompletní dokumentaci standardních procesů, která je k dispozici i on-line přímo při práci v systému. A samozřejmostí jsou školicí materiály, které vysvětlují byznys hodnotu v celkovém kontextu.

V další fázi projektu přicházejí na řadu Fit-to-Standard workshopy. Co řešíte se zákazníky při nich?

Na Fit-to-Standard workshopech vysvětlujeme klíčovým uživatelům zákazníka best practice procesy. Uživatelé pak aktivně spolupracují při transformaci svých stávajících procesů do standardních. To znamená, že se přizpůsobují standardu.

Workshopy probíhají ve fázi Explore, kdy už máme k dispozici Starter systém, na kterém konzultant demonstruje a vysvětluje standardní proces. K dispozici je také systém pro konfiguraci CBC i nástroj pro projektovou podporu – cALM. Konzultant tudíž může hned od začátku projektu nabídnout zákazníkovi některé varianty konfigurace přímo na systému.

Uživatel přichází na workshop již částečně připraven, protože si již prošel demo nahrávku, tzv. tutorial, stejného procesu, který mu bude detailně vysvětlován. Po workshopu také sám testuje standardní proces na Starter systému. Konzultant posbírá požadavky uživatele a společně je dokumentují a vyhodnotí. 

Konfigurace

Stává se, že zákazník požaduje konfiguraci některého z Best Practice procesů tak, aby lépe vyhovoval jeho potřebám?

Edice Public Cloud systému SAP S/4HANA je sice předkonfigurovaná, ale dané konfigurace lze doplňovat nebo měnit. Z reálných projektů víme, že zákazníci tuto možnost využívají. Nicméně se pořád pohybujeme v oblasti standardu. Možností variovat konfigurace je skutečně mnoho, a v konečném důsledku tak lze vyhovět většině zákaznických požadavků.

Je pochopitelné, že různí zákazníci mají různé unikátní potřeby. V některých projektech stačí upravit kolem 10 % konfigurací, jindy se dotkneme až 80 % z nich.

Je takový požadavek na konfiguraci z hlediska implementátora problém?

Pokud se požadavek zákazníka dá realizovat v oblastech tzv. Self-service configurations, jedná se o přirozenou součást systému tak, jak ji známe z předchozích verzí SAPu. Pravdou ale je, že k některým konfiguracím přímo z front-endu není přístup. Jedná se o tzv. expertní konfiguraci. O tuto pak žádáme SAP doporučeným komunikačním kanálem přes Sap-For-Me jako partner, který zastupuje zákazníka.

Naši konzultanti mají znalosti podpořené praxí i certifikáty. Tudíž umí domyslet dopady jednotlivých konfigurací a zákazníkovi je vysvětlit. Pokud zákazník zůstane jenom u konfigurací, může pak v upgradech, které přicházejí 2x ročně, cílit při testovaní jenom na povinné změny, které provede SAP. Tyto změny jsou ze strany SAP přesně zdokumentované, včetně konkrétního dopadu do systému zákazníka. 

Zákazník má ale i další možnosti. Může požadovat rozšíření na úrovni jednotlivých aplikací. Dokonce může tvořit vlastní aplikace a vlastní logiku. Tyto úpravy ovšem znamenají zvýšené nároky a pracnost při následných upgradech systému – jednak v rozsahu testů a jednak v oblasti upgradem vyžádaných úprav na zákaznických objektech.

Obecně tedy doporučuješ držet se v případě tohoto ERP systému co nejvíce předpřipraveného standardu?

Určitě. Best Practice procesní model je připraven tak, abychom se v jeho mantinelech lehce pohybovali v rámci standardních úprav. A když pak tyto procesy naplníme daty zákazníka, budou hladce zpracovávány. Tak jako voda, která hladce protéká korytem řeky, když se jí nekladou překážky. Celý systém a jeho funkčnosti jsou pak odolné vůči změnám, které přináší upgrady.

Řešíte i požadavky na rozšíření systému?

Řešili jsme snad všechny možné typy rozšíření. Od jednoduchých zákaznických polí, nových aplikací, přes složitou byznys logiku až po úpravy analytických reportů. Umíme analyzovat, kdy použít key-user extensibilitu, která je určena pro „ne-programátory“, a kdy použít developer extensibilitu.

Máme i zkušený vývojový tým. Ten ovládá moderní metody programování, které jsou dostupné pro SAP S/4HANA Cloud Public Edition. Realizovali jsme developer extensibilitu přímo na tenantu SAP S/4HANA Cloud a také side-by-side extensibilitu na platformě SAP Business Technology Platform.

Integrace

Jak je to s integracemi? Předpokládám, že zákazníky zajímají možnosti propojení tohoto ERP systému s dalšími systémy a aplikacemi, které využívají. 

S integracemi se počítá a jsou vždy důležitou součástí implementace. Standardně integrujeme pomocí komunikačních kanálů dodaných SAPem služby na BTP, které rozšiřují funkcionality S4HC. A není problém propojit systémy třetích stran. Máme zkušenosti např. s integrací Endur, což je systém používaný v energetice a komoditách, Microsoft Dynamics AX, dále DocFlow, Nugget, FIDOO.

Samozřejmostí je napojení na banky nebo na veřejné portály, které obsahují informace o spolehlivosti obchodních partnerů. Navrhneme vhodnou architekturu podle potřeb zákazníka, zrealizujeme ji a dále monitorujeme.

S integrační metodologií nám pomáhá SAP Integration Solution Advisory Methodology, jejíž páteří je SAP Integration Suite. Máme k dispozici knihovnu SAPem dodávaných standardních balíčků. SAP Integration Suite umožní propojit SAPí i ne-SAPí aplikace, cloudové i on-premise, různé styly integrací jako API integrace, integrace řízené událostmi, business-to-business integrace.

Nabízí také více než 200 konektorů, na které tyto aplikace napojujeme. Pomocí SAP Integration Suite můžeme vyvíjet programy pro transformaci dat.

Jsi se zákazníky v kontaktu i v dalších fázích projektu před samotným go-live, jako je testování systému a onboarding uživatelů?

Se zákazníkem jsem v kontaktu od jeho prvního setkání se s produktem až po zvýšenou podporu, když naběhne do produkce – tzv. go-live.

Na začátku zákazníkovi doporučuji, jak se co nejrychleji seznámit s produktem i metodologií. Někde uprostřed období implementace musí proběhnou migrace dat nejdříve do Testovacího systému, aby zákazník mohl testovat, tentokrát již na svých datech.

Pomáhám zákazníkovi vytvořit jeho vlastní end-to-end scénáře podle variant dat, které používá. Tyto scénáře jsou obvykle výběrem kroků ze standardních scénářů, poskládaných tak, aby kopírovaly nové postupy v novém systému.

Výzvy

Rozsáhlé implementační projekty znamenají pro obě zúčastněné strany celou řadu výzev. Co ty sama považuješ při nasazení systému SAP S/4HANA Cloud Public Edition za nejtěžší úkol?

Já vidím dvě největší výzvy. První je „přehoupnout“ se se zákazníkem do standardizovaného procesního modelu. Toto hodně závisí na tom, jak zákazník až dosud vnímal svoje systémy a práci v nich.

Cloud mindsetu a standardizaci je obvykle nakloněno vedení společnosti, my ale pracujeme s klíčovými uživateli a procesními vlastníky. Tito musí, a každý jednotlivě sám za sebe, pochopit hodnotu nového řešení a přijmout, že procesy zpracování dat se budou vykonávat jinak. A my jako implementátor musíme pomoct zákazníkovi v rámci change managementu s úlohou – jak svůj byznys realizovat na standardním best practice modelu.

Druhá velká výzva jsou migrace dat, i když toto je výzva u implementace každého nového systému. Není to ovšem technická výzva, protože máme k dispozici integrovaný SAP migrační cockpit s více než 250 migračními objekty nebo API integrace.

Výzvou bývá pro zákazníka čistota dat, zvláště pokud se o ni v zastaralých systémech nedbalo. A taky změna struktur některých dat v oblasti financí a controllingu. Zákazníkovi pomáháme transformovat data do vstupních formátů pro S4HC a obvykle i sami provedeme migrace. Pokud si zákazník přeje a má na to prostor, můžeme ho proškolit a on pak migruje některé objekty sám.

Daří se to?

Jsem spokojená. Mám kolem sebe profesionály, a pokud se vyskytnou problémy, daří se je nakonec vždy vyřešit. Nabízíme systém a služby, za kterými je vidět komplexnost a spojení s novými technologiemi. Sledujeme změny, které SAP přináší, a snažíme se je vysvětlovat a aplikovat u našich zákazníků. Je to zajímavá a inspirující práce. 

Už zaznělo, že s týmem startujete další implementační projekt. Je něco, co bys chtěla popřát všem, kteří se na něm budou podílet?

Ať se povede trpělivou prací vysvětlovat zákazníkovi co nejjednodušeji složité funkcionality tak, aby je přijal za své. Aby pak nakonec došlo u zákazníka k tomu „aha“ efektu, že ten nový způsob práce je pro něj výhodnější.

Krásné přání. Budu držet palce, aby se vyplnilo.

Děkuju za odpovědi!

Ptejte se nás

Chcete začít s digitální transformací vaší společnosti a hledáte zkušeného partnera? Kontaktujte nás se svými dotazy. Rádi se vám budeme věnovat!